Viestintävinkkejä palokunnille

Miksi palokuntien viestintä on tärkeää?

• Jos palokunnalla ei ole aktiivisia verkkosivuja tai somekanavia, kiinnostuneet eivät välttämättä löydä mukaan toimintaan.
• Kun palokunnat kertovat somessa toiminnastaan, saamme palokuntatoiminnalle mahdollisimman suuren yleisön ja sitä kautta vaikuttavuutta, elinvoimaa sekä tunnettuutta.
• Toimiva ja ennakoiva sisäinen viestintä vahvistaa jäsenistön yhteisöllisyyttä ja antaa mahdollisuuden vaikuttaa yhdistyksen toimintaan.

Sisäinen ja ulkoinen viestintä

Sisäinen viestintä

Tarkoitus: Yhteisöllisyyden vahvistaminen, mahdollisuus vaikuttaa yhdistyksen toimintaan, jäsenistön tiedottaminen ajankohtaisista asioista

Keinot: Ilmoitustaulu, jäsentiedotteet, kotisivut, sähköposti, HAKA, tekstiviestit, sosiaalinen media (Whatsapp- ja Facebook-ryhmät)

Ulkoinen viestintä

Tarkoitus: Toiminnasta kertominen mm. potentiaalisille jäsenille ja yhteistyökumppaneille, uusien jäsenten innostaminen mukaan, palokuntatoiminnan tunnettuuden lisääminen

Keinot: Sähköposti, kotisivut, sosiaalinen media (Instagram, Facebook, Twitter, TikTok), tapahtumat ja vierailut, paikallinen markkinointi (someryhmät, kirjeet…)

Verkkosivut

Palokunnan verkkosivuille laitetaan tiedot, joiden pitää olla helposti löydettävissä pysyvästä paikasta.

Verkkosivuilta tulisi löytyä ainakin:

• Palokunnan esittely
• Mitä toimintaa palokunnassa on?
• Miten toimintaan pääsee mukaan?
• Palokunnan ajantasaiset yhteystiedot
• Ajankohtaiset uutiset ja tapahtumat
• Linkit somekanaviin

Verkkosivujen on oltava mobiiliystävälliset, sillä moni hakee tietoa puhelimella. Sivut tulee pitää ajan tasalla, sillä vanhentunut materiaali syö uskottavuutta ja antaa toiminnasta epäaktiivisen kuvan.

Sosiaalinen media

Palokunta voi valita yhden tai useamman somekanavan, jota käytetään etenkin ulkoiseen viestintään. Somekanavia ei tarvitse olla useita – tärkeintä on käyttää niitä aktiivisesti!

Linjatkaa, millaisia postauksia somekanavissa julkaistaan.

• Kuvia viikkoharjoituksista, vierailuista ja tapahtumista
• Muiden postausten (esim. pelastusliitot, pelastuslaitokset, SPEK) jakaminen
• Juhlapäivät, teemaviikot tai alueelliset/valtakunnalliset tapahtumat

Kurkatkaa, mitä muut palokunnat tai yhdistykset tekevät ja ottakaa mallia somepäivitysten tekemiseen.

Tutkikaa, millainen sisältö on menestynyt parhaiten. Mitkä julkaisut ovat saaneet eniten tykkäyksiä ja kommentteja? Millainen sisältö ei ole herättänyt kiinnostusta?

Haluatko seurata somessa muita palokuntia? Käy kurkkaamassa Palokuntaan-sometileiltä, keitä seuraamme – voit löytää uusia seurattavia!

Palokuntalaisen vuosikello

Palokuntalaisten vuosikellosta näet yhdellä silmäyksellä kaikki kuukauden tärkeät päivämäärät ja muistettavat asiat. Vuosikello auttaa palokunnan toiminnan ja viestinnän suunnittelussa.

Vuosikellosta löydät valtakunnallisten tapahtumien ja hakujen päivämäärät, vuodenaikaan sopivia viestintäideoita sekä yhdistystoiminnan muistilistan. Juhlapäivät, teemaviikot ja alueelliset tai valtakunnalliset tapahtumat ovat hyviä sisältöjä palokunnan viestintäkanaviin.

Palokunnan viestintäsuunnitelma

Palokuntien kannattaa tehdä viestintäsuunnitelma. Suunnitelman ei tarvitse olla pitkä – riittää että merkitään, mistä asioista viestitään, kenelle, milloin ja kuka viestii.

Viestinnän linjaukset on hyvä olla kirjattuna muistiin, jos tulee esimerkiksi henkilövaihdoksia.

Viestit

Mitä haluatte, että palokuntanne toiminnasta tiedetään?

• Miettikää kolme asiaa, ja huolehtikaa, että ne näkyvät viestinnässä.

Kanavat

Mitä viestintäkanavia palokunnalla on käytössä? Kuka on vastuussa viestintäkanavista? Kenellä on tunnukset eri kanaviin?

• Päättäkää, mitä viestintäkanavia käytetään ja kenen vastuulle niiden ylläpito kuuluu. Kirjoittakaa ylös kaikkien eri kanavien vastuuhenkilöt.

Kohderyhmät

Keitä palokunta pyrkii viestinnällään tavoittamaan?

• Listatkaa ylös palokuntanne kannalta tärkeimmät kohderyhmät ja miten heidät pyritään tavoittamaan. Kohderyhmiä voi olla useita.

Sisältö

Millaista sisältöä palokunta tekee esimerkiksi verkkosivuille/sosiaaliseen mediaan? Kuinka usein?

• Viestinnän on tärkeää olla säännöllistä. Tukena viestinnän sisältöjen suunnittelussa voi käyttää yksinkertaista taulukkoa, joka on ladattavissa alapuolelta.
  • Viestintäsuunnitelmapohja (Word)

Kriisiviestintä

Kriisi- ja häiriötilanteissa on tärkeää viestiä nopeasti, avoimesti ja selkeästi. Tilanteen nopea hoitaminen ehkäisee väärän tiedon leviämistä. Rehellinen ja avoin viestintä vahvistaa luottamusta ja uskottavuutta.

Palokunnassa kriisiviestintää vaativa tilanne voi syntyä esimerkiksi onnettomuudesta, mokasta tai huhusta. Kerro asiasta omalle väelle ensin. Ilmoita tilanteesta myös alueesi pelastuslaitokselle sekä tarvittaessa pelastusliitolle. Kun asiasta on tiedotettu sisäisesti, ulkoisessa viestinnässä voi hyödyntää sosiaalisen median kanavia ja mediatiedotetta.

• Kerro, että olette ottaneet asian vakavasti ja teette sille jotakin.
• Jos on syytä pahoitella tai pyytää anteeksi, pahoittele tai pyydä anteeksi.
• Ole rehellinen, avoin ja empaattinen.
• Kanna vastuu, kehu ja kiitä.
• Kerro, keneltä saa lisätietoja tai milloin asiasta tiedotetaan lisää.

Jotta kriisiviestintä voi onnistua, täytyy vastuuhenkilöt, sisäisen viestinnän kanavat, yhteystiedot, verkkosivut ja somekanavat olla kunnossa. Pitkittyneessä kriisissä kannattaa miettiä resursseja, palokuntalaisten voimavaroja ja ulkopuolisen avun hankkimista.

Palokunta vastaa omasta viestinnästään, mutta SPEKiltä voi tarvittaessa saada sparrailuapua tiukoissa tilanteissa.

Hyödyllisiä materiaaleja ja sivustoja